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| Gestion des dossiers contentieux, des contrats et des sinistres assurances |
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| Gestion des dossiers contentieux, des contrats et des sinistres assurances |
Ce logiciel est une application de gestion des dossiers de contentieux juridique et de sinistres d'assurances. Il est destiné aux personnes responsables de dossiers désirant formaliser le stockage des informations et faciliter l'édition de rapports et de statistiques. Le programme permet également la gestion des contrats
Les dossiers sont structurés selon le modèle classique des cabinets juridiques français : ils sont subdivisés en 'cotes' (État, Notes, Intervenants, Tiers, Agenda, Documents), qui permettent de classer de manière claire et uniforme l'ensemble des dossiers
La partie gauche de l'écran affiche le menu principal :
Signale tous les éléments placés en alerte. Les alertes situées dans les deux semaines à venir sont affichées sur fond bleu, celles dont le délai est dépassé sont signalées en rouge
Cliquez sur un élément pour accéder au dossier
Marica distingue les contrats d'assurance d'une part, et les autres types de contrat d'autre part
Les contrats d'assurance sont associés à des parcs d'objets. Ces objets sont par exemple : les véhicules, les immeubles, les activités générales, les musées, les expositions, les chantiers... Vous pouvez définir n'importe quel type d'objet, et y associer des contrats, constitués d'un ensemble de garanties. Les garanties sont également groupées par objet, et sont réglables dans le menu 'Paramètres'. Les contrats d'assurances peuvent être reconduits pour une récupération automatique des informations lors d'un nouvel exercice
Les autres contrats sont groupés par catégorie, définissables dans le menu 'Paramètres'. Le logiciel permet de stocker les informations essentielles du contrat et des co-contractants, ainsi que les documents associés
Si le délai de préavis d'un contrat est différent de 0, une alerte apparaît dans l'agenda général pendant les 30 jours précédant la fin du préavis (N.B.: le préavis s'applique à la date de fin du contrat). Pour supprimer l'alerte, on reconduit le contrat
Cliquez sur le lien 'Dossiers' à gauche pour obtenir la liste de tous les dossiers. Les dossiers 'Contentieux' sont ceux dont le champ 'Affaire' est renseigné, les dossiers d'assurances sont ceux sont dont la fiche sinistre est renseignée (*). Les dossiers de consultations internes sont ceux pour lesquels ces deux zones sont vides
Les dossiers sont affichés par année ou globalement. 3 possibilités d'affichage : dossiers en cours, dossiers terminés (**), tous les dossiers. Cliquez sur l'en tête de colonne ( N° de dossier, Réf. Assureur, Tiers, Affaire, Fait générateur ) pour trier la liste par cette colonne
Cliquez sur une ligne dans la liste pour accéder au dossier. Pour créer un nouveau dossier, utilisez le lien 'Nouveau dossier' situé en haut à gauche
(* : Les dossiers peuvent être à la fois des dossiers 'Contentieux' et des dossiers 'Assurances' s'ils sont pris en charge par l'assureur au titre de la protection juridique par exemple)
(** : Une affaire est terminée lorsque le champ 'Clôture du dossier' de l'onglet État est renseigné; pour rouvrir un dossier clos, effacer la date de clôture)
Lieu de réglage des différentes options :
Le contenu de la plupart des fenêtres déroulantes est réglable ici. Cliquez sur le lien correspondant pour modifier la liste
Enregistrement des coordonnées des intervenants habituels, qui apparaîtront dans les listes de l'onglet 'Intervenants' d'un dossier. Cliquez sur une ligne de la liste pour modifier une fiche existante, ou cliquez sur 'Nouvel intervenant' pour créer une nouvelle fiche.
Pour retirer des listes les intervenants qui ne sont plus utilisés, sélectionnez 'Non' dans le champ 'Actif' de la fiche
Enregistrement des coordonnées de salariés de l'entreprise. Sélectionnez 'Oui' dans le champ 'Responsable de dossier' pour faire apparaître le nom du salarié dans la liste déroulante 'Suivi par' de l'onglet 'État'
Gestion des paramètres des contrats d'assurances (objets des contrats, garanties...) et autres types de contrats
Liste des sites et parcs de l'entreprise
Vous pouvez modifier les en-têtes des champs de classification d'un dossier (Onglet État), ainsi que ceux des différentes fiches (Agent, Intervenant, Site, Tiers, ...) utilisées dans l'application, dans Paramètres -> Autres -> En-têtes des dossiers.
Les modifications sont répercutées partout où les champs sont utilisés (dossiers, fiches, rapports...), et s'appliquent à tous les utilisateurs
Vous pouvez sélectionner quels champs des dossiers sont affichés dans les listes de dossiers dans Paramètres -> Autres -> En-têtes des listes
Ce réglage est propre à chaque utilisateur
Il existe quatre formats de rapports standard:
Le lien 'Custom' (en haut à gauche) liste les rapports sur mesure. Ces rapports sont construits à partir des données enregistrées dans la base, selon les spécifications établies par l'utilisateur. Il sont au format 'csv', utilisables dans un fichier bureautique (MS-Office, OpenOffice, LibreOffice).
Il existe deux modes de recherche des dossiers : simple et plein texte
Les recherches simples retrouvent les dossiers contenant exactement l'expression à rechercher; on peut taper une partie d'un mot ou d'un nom
les recherches dites 'plein texte' retrouvent les dossiers contenant chaque mot dans l'expression à rechercher, y compris leurs variantes grammaticales; une recherche sur "envoi tribunal" retrouve les mots "envoi, envois, envoyées, envoyer..." et "tribunal, tribunaux". Elles fonctionnent pour les Notes et les Documents enregistrés dans la base. Sont indexés les documents au format .docx (Word 2007 et plus), .odt (LibreOffice/OpenOffice), .pdf et .txt
Tableaux et graphiques statistiques sur les contentieux et les sinistres d'assurances enregistrés dans la base
La gestion des autorisations d'accès aux dossiers se fait par la création de groupes appropriés
Il existe deux types d'utilisateurs : les utilisateurs de type 'administrateur' et ceux de type 'standard'. Seuls les administrateurs peuvent accéder à la gestion des utilisateurs et modifier des autorisations d'accès; ils peuvent créer d'autres utilisateurs des deux types, et ont accès à *tous* les dossiers
L'administrateur crée des groupes, dans lesquels sont classés les utilisateurs standard. Ces derniers ne peuvent accéder qu'aux dossiers qui sont membres des mêmes groupes qu'eux. Un utilisateur standard peut créer un nouveau dossier dans chaque groupe auquel il appartient. L'affectation d'un dossier à d'autres groupes est faite par un administrateur
Si un utilisateur standard n'est pas membre d'un groupe, il peut consulter le contenu des dossiers (hors documents) en les affichant dans Rapports -> Format -> Mis en page
Les informations sont divisées en quatre sections :
N.B. : les données enregistrées dans la section 'Finances' ne peuvent être exploitées que via les rapports 'Custom'; elles ne sont pas reprises dans les autres rapports, ni dans les statistiques.
Il existe une numérotation automatique des dossiers, qui correspond au numéro d'enregistrement du dossier dans la base, lequel est garanti d'être unique et croissant, mais non nécessairement consécutif. Les utilisateurs peuvent utiliser leur propre système de numérotation.
Les options des fenêtres déroulantes utilisées pour les différentes classifications sont réglables dans 'Paramètres'
Pour qu'une fiche sinistre soit valide, trois éléments sont nécessaires :
Tous les dossiers dont la fiche sinistre est renseignée sont inclus dans les statistiques assurances.
Cet onglet permet d'enregistrer au jour le jour toutes les actions menées par la personne responsable du dossier. Les notes sont rassemblées par instance (ou procédure) correspondant au numéro d'instance fournit par la justice lors des échanges de courrier. Lors de la création d'un nouveau dossier, une instance 'Pré-contentieux' est créée par défaut. Pour la modifier et ajouter d'autres instances au cours de l'évolution du dossier, suivre le lien 'Gérer les instances'
Lors de la création ou de la modification d'une note, la case 'Résumé' vous permet d'indiquer si la note doit apparaître dans le résumé. Le lien 'Modifier le résumé' vous permet d'afficher pour modification éventuelles toutes les notes sélectionnées pour apparaître dans le résumé, sans le filtre du numéro d'instance
On peut enregistrer le temps passé sur une tâche. Le système affiche les données brutes en minutes (par exemple 70) dans les notes (en cliquant sur le lien 'Afficher le temps passé'), et dans les listings. Il affiche les données mises en forme (dans notre exemple 1 heure 10 minutes) dans les formulaires dans l'onglet Enjeux et dans les rapports mis en page
Les intervenants sont les différents acteurs qui peuvent intervenir sur le dossier. Ils sont regroupés par catégorie professionnelle : avocat, assureur, expert, entreprise, médecin... Cliquez sur 'Sélectionner un intervenant' pour ajouter un intervenant au dossier, et disposer immédiatement des renseignements le concernant. Voir la rubrique 'Paramètres' pour ajouter ou modifier des intervenants.
Dans les détails d'un intervenant, liens vers :
Les catégories et les fiches des intervenants sont réglables dans le menu 'Paramètres'
Enregistrement des coordonnées des tiers impliqués dans l'affaire
Dans la fiche du tiers, liens vers :
Sert à enregistrer des alertes sur des éléments attendus. Affiche une liste de toutes les alertes. Les alertes situées dans les deux semaines suivant la date du jour sont affichées sur fond bleu, les alertes dont le délai est dépassé sont affichées sur fond rouge
Cliquez sur les liens 'Modifier' pour mettre à jour l'élément attendu
La liste des éléments attendus est réglable dans 'Paramètres'
Enregistrement des documents et courriers envoyés et reçus. Affichage de la liste des modèles de documents pour un dossier; les modèles reprennent les données enregistrées pour un dossier
Le système enregistre et affiche les dates au format ISO 8601 par défaut, à savoir :
YYYY-MM-DD
où YYYY est l'année dans le calendrier grégorien, MM est le mois de l'année entre 01 (janvier) et 12 (décembre), et DD est le jour du mois entre 01 et 31. Exemple : 2010-05-02 représente le 2 mai 2010
Vous pouvez si vous le préférez taper les dates au format 'DD-MM-YYYY', et aussi changer le séparateur. Ainsi, dans notre exemple, '2010 05 02', '02/05/2010' et '02 05 2010' sont valides
Les utilisateurs peuvent sélectionner un autre mode d'affichage (par exemple 'dd/mm/yyyy') dans leur fiche. La modification sera prise en compte à la prochaine connection
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) établit des règles relatives à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel. Pour se conformer à ces règles, les informations personnelles des personnes physiques doivent être supprimées au-delà d'un certain délai.
Il appartient au délégué à la protection des données de déterminer la durée de conservation des données personnelles. Au-delà de cette durée, les données personnelles des tiers/parties adverses enregistrées dans les dossiers clos sont effacées automatiquement
État de conformité du logiciel : 255 tests validés sur 258; Score : 98,8%; Conformité partielle
Chaque objet du parc est défini par 10 champs :
| Type d'objet | réglable dans paramètres |
| Catégorie | réglable dans paramètres |
| champ_1, champ_2, champ_3, champ_4, champ_5 | champs texte, libres |
| num_1 | nombre à deux décimales |
| num_2 | chiffre entier |
| date_1, date_2 | champs date (voir la note sur le format des dates) |
Vous pouvez utiliser ou non chaque champ. Dans Paramètres -> Contrats -> Assurances -> En-tête des champs des parcs, vous pouvez renommer ceux que vous utilisez de façon plus significative (sauf Type d'objet et Catégorie)
Mémoire technique : résumé des caractéristiques techniques
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