|
|
|
|
Ce logiciel est une application de gestion des dossiers de contentieux et d'assurances. Il est destiné aux personnes responsables de dossiers juridiques ou d'assurances (typiquement les services juridiques des collectivités et des entreprises) désirant formaliser le stockage d'informations relatives aux dossiers et faciliter l'édition de rapports et de statistiques.
Les dossiers sont structurés sur le modèle de ceux des cabinets d'avocat, et subdivisés en 'cotes' (État, Résumé, Notes, Intervenants, Tiers, Agenda, Documents, Divers, Enjeux). A chaque cote correspond un onglet, visible en haut de l'écran dans les dossiers. Leur fonctionnement est expliqué ci-dessous.
La colonne de gauche liste les grandes rubriques :
La partie droite de l'écran affiche les informations concernant les dossiers.
Signale tous les éléments placés en alerte. Affiche un calendrier des deux semaines à venir à partir de la date du jour, les étoiles indiquant une alerte pour la date affichée. Affiche également une liste de toutes les alertes enregistrées. Les alertes situées dans les deux semaines à venir sont affichées sur fond bleu, celles dont le délai est dépassé sont signalées en rouge.
Cliquez sur les liens 'Modifier' pour accéder au dossier correspondant.
Cliquez sur le lien 'Dossiers' à gauche pour obtenir la liste de tous les dossiers. Les dossiers 'Contentieux' sont ceux dont le champ 'Affaire' est renseigné, les dossiers d'assurances sont ceux sont dont la fiche sinistre, située dans État -> Assurances, est renseignée (*). Les dossiers de consultations internes sont ceux pour lesquels ces deux zones sont vides.
Les dossiers contentieux sont affichés par défaut toutes années confondues, et les dossiers d'assurance, plus nombreux, sont affichés par année. 3 possibilités d'affichage : dossiers en cours, dossiers terminés (**), tous les dossiers. Cliquez sur l'en tête de colonne ( N° de dossier, Réf. Assureur, Tiers, Affaire, Fait générateur ) pour trier la liste par cette colonne.
Cliquez sur une ligne dans la liste pour accéder au dossier. Pour créer un nouveau dossier, utilisez le lien situé à droite sous 'Liste des dossiers'.
(* : Les dossiers peuvent être à la fois des dossiers 'Contentieux' et des dossiers 'Assurances' s'ils sont pris en charge par l'assureur au titre de la protection juridique par exemple)
(** : Une affaire est terminée lorsque le champ 'Clôture du dossier' de l'onglet État est renseigné)
Informations réparties en trois sections :
Les options des fenêtres déroulantes utilisées pour les différentes classifications sont réglables dans 'Paramètres'.
Pour qu'une fiche sinistre soit valide, il faut sélectionner :
Tous les dossiers dont la fiche sinistre est renseignée sont inclus dans les statistiques assurances.
Cet onglet sert à afficher les notes (voir l'onglet 'Notes' ci-dessous) qui sont marquées pour affichage dans le résumé, typiquement les points importants de la vie du dossier. Il permet de saisir d'un coup d'oeil l'évolution du dossier. Il ne peut être modifié directement, il faut passer par les notes.
En haut de l'écran, un texte court décrivant les faits. ce texte est également renseigné dans l'onglet 'Notes', lien 'Descriptif des faits'.
Cet onglet permet d'enregistrer au jour le jour toutes les actions menées par la personne responsable du dossier. Les notes sont rassemblées par instance (ou procédure) correspondant au numéro d'instance fournit par la justice lors des échanges de courrier. Lors de la création d'un nouveau dossier, une instance 'Pré-contentieux' est créée par défaut. Pour la modifier et ajouter d'autres instances au cours de l'évolution du dossier, suivre le lien 'Gérer les instances'.
Lors de la création ou de la modification d'une note, la case 'Résumé' vous permet d'indiquer si la note doit apparaître dans le résumé. Le lien 'Modifier le résumé' vous permet d'afficher pour modification éventuelles toutes les notes sélectionnées pour apparaître dans le résumé, sans le filtre du numéro d'instance.
On peut enregistrer le temps passé sur une tâche. Le système affiche dans les notes (en cliquant sur le lien 'Afficher le temps passé'), et dans les listings, les données brutes en minutes (par exemple 70). Il affiche les données mises en forme (dans notre exemple 1 heure 10 minutes) dans les formulaires d'insertion/modification d'une note, dans l'onglet Enjeux et dans les rapports mis en page.
Les intervenants sont les différents acteurs qui peuvent intervenir sur le dossier. Ils sont regroupés par catégorie professionnelle : avocat, assureur, expert, entreprise, médecin... Cliquez sur 'Sélectionner un intervenant' pour ajouter un intervenant au dossier, et disposer immédiatement des renseignements le concernant. Voir la rubrique 'Paramètres' pour ajouter ou modifier des intervenants.
En haut de la fiche d'un intervenant, liens vers :
Les catégories d'intervenants et les fiches d'intervenants sont réglables dans 'Paramètres'.
Enregistrement des coordonnées des tiers impliqués dans l'affaire
En haut de la fiche du tiers, liens vers :
Sert à enregistrer des alertes sur des éléments attendu. Si des alertes sont enregistrées, affiche un calendrier des deux semaines à partir de la date du jour (les étoiles indiquent une alerte pour la date affichée), et une liste de toutes les alertes. Les alertes situées dans les deux semaines suivant la date du jour sont affichées sur fond bleu, les alertes dont le délai est dépassé sont affichées sur fond rouge.
Cliquez sur les liens 'Modifier' pour mettre à jour l'élément attendu.
La liste des éléments attendus est réglable dans 'Paramètres'.
Enregistrement des documents et courriers envoyés et reçus. Affichage de la liste des modèles de documents pour un dossier; les modèles contiennent les données de l'onglet 'État'
Permet de taper ou copier/coller des textes de référence à conserver avec le dossier.
Comme l'onglet Résumé, celui-ci a une vocation consultative uniquement. Il affiche les montants en jeu dans le dossier : montant du sinistre ou de la réclamation, tableaux récapitulatifs des honoraires versés, et des versements de l'assureur ou du tiers.
L'édition de rapports à partir des données enregistrées dans la base peut se faire de plusieurs façons : des rapports sur mesure peuvent être créés avec les logiciels des suites bureautiques MS-Office et OpenOffice (voir des exemples).
Il existe deux formats de rapports standard:
Pour produire un rapport :
Vous pouvez à tout moment récupérer l'ensemble des informations contenues dans la base et les exporter dans l'application de votre de choix. Voir des précisions sur l'utilisation des rapports
Les contrats d'assurance sont classés par type d'objet. Ces types d'objets sont par exemple : les véhicules, les immeubles, les activités générales, les musées, les expositions, les chantiers... Vous pouvez définir n'importe quel type d'objet, et y associer des contrats, constitués d'un ensemble de garanties. À chaque type d'objet correspond un parc d'objets. Voir des précisions sur l'utilisation des parcs
On peut enregistrer et mesurer les sinistres en auto-assurance en créant un contrat ad hoc fictif pour la période considérée.
Les garanties sont également groupées par type d'objet, et sont réglables dans Paramètres. Les contrats peuvent être reconduits pour une récupération automatique des informations lors d'un nouvel exercice.
Stockage et gestion de liens vers des documents de référence. Permet de les grouper par catégorie.
Lieu de réglage des différentes options :
Le contenu de la plupart des fenêtres déroulantes est réglable ici. Cliquez sur le lien correspondant pour modifier la liste.
Enregistrement des coordonnées des intervenants habituels, qui apparaîtront dans les listes de l'onglet 'Intervenants' d'un dossier. Cliquez sur une ligne de la liste pour modifier une fiche existante, ou cliquez sur 'Nouvel intervenant' pour créer une nouvelle fiche.
Pour retirer des listes les intervenants qui ne sont plus utilisés, sélectionnez 'Non' dans le champ 'Actif' de la fiche.
Enregistrement des coordonnées de salariés de l'entreprise. Sélectionnez 'Oui' dans le champ 'Responsable de dossier' pour faire apparaître le nom du salarié dans la liste déroulante 'Suivi par' de l'onglet 'État'
Liste des sites et parcs de l'entreprise
Vous pouvez modifier les en-têtes des champs de classification d'un dossier (Onglet État) ainsi que ceux des différentes fiches utilisées dans l'application(*) dans la rubrique 'Autres' section 'En-têtes des champs des dossiers'. Vous pouvez ainsi renommer les colonnes selon les termes employés dans votre organisation.
Les modifications sont répercutées partout où les champs sont utilisés (dossiers, fiches, rapports...), à l'exception des modèles de documents : vous devrez renommer les champs de fusion si vous modifiez les en-têtes. Les données des champs restent inchangées.
(* : Fiches Agent, Intervenant, Site, Tiers, ...)
La gestion des autorisations d'accès aux dossiers se fait par la création de groupes appropriés.
Il existe deux types d'utilisateurs : les utilisateurs de type 'administrateur' et ceux de type 'standard'. Seuls les administrateurs peuvent accéder à la gestion des utilisateurs et modifier des autorisations d'accès; ils peuvent créer d'autres utilisateurs des deux types, et ont accès à *tous* les dossiers.
L'administrateur crée des groupes, dans lesquels sont classés les utilisateurs standard. Ces derniers ne peuvent accéder qu'aux dossiers qui sont membres des mêmes groupes qu'eux. Un utilisateur standard peut créer un nouveau dossier dans chaque groupe auquel il appartient. L'affectation d'un dossier à d'autres groupes est faite par un administrateur.
Le système enregistre et affiche les dates au format ISO 8601, à savoir :
YYYY-MM-DD
où YYYY est l'année dans le calendrier grégorien, MM est le mois de l'année entre 01 (janvier) et 12 (décembre), et DD est le jour du mois entre 01 et 31. Exemple : 2010-05-02 représente le 2 mai 2010.
Vous pouvez si vous le préférez taper les dates au format 'DD-MM-YYYY', et aussi changer le séparateur. Ainsi, dans notre exemple, '2010 05 02', '02/05/2010' et '02 05 2010' sont valides
Copyright © 2005-2010 VVTrading
Logiciel de gestion des dossiers